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2005/03/28

ファイリングマネジメント

前回職場でのクリアデスクポリシーについて散々書きましたが、それを読んだかのような(!?)補足のメールがやってきました。机の上を片付けろというのは「5S」の考えを取り入れたからだというのです。
そこで、まるで狙ったかのように私が図書館で借りてきていた本をご紹介します。ここにはそのメールに反論できるネタがたくさん載っています。


ファイリングマネジメント―これからの文書管理

まず、5S。整理・整頓・清掃・清潔・躾け、などとなっていますが、ファイリングには7Sが必要だと書いてあります。
足りないのは、「整備」と「サービス」。

整備:ファイリング規定に則って文書を分類し、ファイルする。また、決められた所定の場所に置いたり、保有期限が過ぎた文書については所定の手続きの上で廃棄する。

サービス:使う人の立場から役立つようにファイルする。つまり、ファイル効果とファイルニーズを考えてファイリングする。

私が言いたいのは、まさにこの足りない二つ。
まず、ファイリング規定がないので、文書を入れるロッカーは早い者勝ちでした。(-_-;) ま、私はロッカーを確保できたのでよかったのですが、新しく入った人にはそのようなスペースがなく、もう無秩序状態。誰がどの文書を持ってるかなんて、普段の仕事から推測するしかありません。
そして、サービス。ファイルが遠すぎる!何歩歩けばよいのでしょう。私は医者からあまり歩かないように言われていますが、机の引き出しはパソコンを入れるため、本当にしょっちゅう、遠くの棚まで歩いてます。今回、紙を捨てる場所がもっと遠くなったので、一日の終わりにまとめて捨てます。ためこんでいるため、昼間はものすごく机の上が汚いです。使い勝手も悪いし。

ということで、マネジメントの視点がないので素直に聞けません。旗振りをするならば、そこまでやるべきでしょう。言うだけなら誰でもできます。目的はエライ人に評価されることではなく、仕事がスムーズに進むことです。普通の人は、上の人の評価より、お客様の評価を基準に動いているはずです。

さて、この本には、その視点がたくさんあります。ファイリングだけに留めておくのはもったいないくらい。あまりカタカナが使っていないので最近の英語が苦手な人でもすんなり理解できることでしょう。肥満オフィスのダイエットの章はそのヒントがたくさんありました。

オフィスワークの改善対策
まとめる
つづける 
ひろげる
かえる

この仕事をやめられないか。
この仕事をへらせないか。
この仕事をかえられないか。

もちろん、この点については、私も常に行うべきことです。
そして、人間本来の「人と会い・話し・聞き・判断する」等の仕事に専念することができればいいですよね。私もその仕事が結構好きです。

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